Déjà déployée en Angleterre, la norme ISO 45 003:2021 portant sur la santé psychologique et sécurité au travail est arrivée aux États-Unis l’année dernière et sera bientôt popularisée au Canada. Bonne nouvelle : la stratégie de gestion d’EVERESST est déjà alignée sur cette norme mondialement reconnue. Concrètement, cela veut dire que l’application des recommandations en matière de gestion des risques psychosociaux d’EVERESST sera un allié important des organisations visant l’accréditation ou la certification de la norme ISO 45 003.
Il n’est toutefois pas nécessaire de viser une accréditation pour passer à l’action et mettre en place un système de gestion des risques de santé psychologique au travail. En effet, l’un des éléments le plus importants de cette norme, qui s’harmonise parfaitement avec ma vision, est qu’elle encourage tout le monde à gérer ces risques. En d’autres termes, tout le monde peut gérer les risques psychosociaux. Tout comme la norme ISO 45 001:2018 Systèmes de management de la santé et de la sécurité au travail, elle est accessible à tous pour autant que l’on suive une formation adéquate et connaisse ses propres limites de compétence. Cela s’applique également à tous les autres programmes de santé et de sécurité plus techniques (cadenassage, sécurité électrique, sécurité machine, etc.).
Afin d’appuyer les organisations désireuses de commencer à se préparer à répondre aux exigences de cette norme, EVERESST a élaboré une approche en six étapes. En voici un survol :
Étape 1 : Analyse des tendances et positionnement du besoin organisationnel
Cette étape consiste à analyser les tendances internes de votre organisation et à cerner le contexte de votre organisation afin d’identifier les causes potentielles (à très haut niveau) de risques psychosociaux. Plusieurs documents internes peuvent vous aider à compléter cette étape :
• Rapport périodique de votre compagnie d’assurance afin d’identifier la classification et la durée des arrêts de travail dans votre organisation;
• Registre des plaintes ou des situations conflictuelles du service des RH;
• Rapports de vos comités de relations de travail;
• Rapports d’enquête d’accidents;
• Relevé des informations non officielles, par exemple un service semble connaître des situations conflictuelles redondantes, un cadre ou un employé a mauvaise réputation, un quart de travail est plus « difficile » que les autres, etc.
Il est possible que la recherche de ces informations vous réserve des surprises, mais cet exercice vous aidera à cerner les besoins de votre organisation. Vous disposerez de faits, de chiffres, de données qui vous permettront de sensibiliser votre comité de gestion quant à l’importance d’entamer une réelle démarche d’identification des risques psychosociaux.
Le risque zéro n’existe pas!
Si vous ne disposez d’aucune information ou que votre organisation ne semble courir aucun risque de cette nature à l’heure actuelle, vous pouvez procéder à l’analyse des écarts avec les cinq éléments suivants. Ce n’est pas parce qu’il ne semble exister aucun risque à première vue que des situations fâcheuses n’existent pas ou ne se produiront pas plus tard. Et c’est là que la prévention entre en jeu.
Étapes 2 : Leadership fort et engagé
Dans le cadre de ma conférence, j’aime susciter les réactions en posant quelques questions simples telles que :
Disposez-vous d’un programme (y compris une politique) de prévention des risques psychosociaux, du harcèlement, de la violence psychologique, familiale et sexuelle?
Êtes-vous en mesure d’identifier des sources de stress concrètes au sein de votre organisation? Quelles sont les moyens mis en place pour les atténuer?
Si un employé vient vous voir pour dénoncer une situation de harcèlement, savez-vous quoi faire?
Si on vous informe que votre collègue cadre subit de la violence familiale, savez-vous quoi faire?
Vous recevez un appel de la CNESST vous informant qu’une plainte de harcèlement vient d’être déposée, savez-vous quoi faire?
Savez-vous à qui ou à quel document vous référer afin de prendre connaissance des mesures à prendre?
Voilà des questions très simples qui permettent une identification rapide des lacunes ou des possibilités d’amélioration.
En passant, si la réponse à toutes vos questions est « Voir le service des RH », ce n’est pas si mal, mais on est loin d’un leadership fort et engagé, et surtout à des années-lumière d’un système de gestion intégrée.
La communication et la sensibilisation
Cette étape et la quatrième étape s’entrecroisent (mise en place d’un programme de prévention). Les rôles et responsabilités en matière de gestion et de prévention des risques psychosociaux sont clairement définis et, surtout, ils sont communiqués par un moyen efficace, de façon à valider la compréhension de tous. La haute direction connaît ses rôles et responsabilités, de même que l’équipe de gestion intermédiaire et les employés.
L’organisation a mis en place des méthodes de communication qui, elles aussi, s’adressent à tous et/ou aux divers niveaux hiérarchiques. On parle ici de politique sur la prévention des risques psychosociaux, de harcèlement, de violence psychologique, familiale et sexuelle, et de renforcement de la notion de tolérance zéro quant aux comportements allant à l’encontre de la politique. Les communications doivent avoir une vocation non seulement d’information, mais également de sensibilisation dans le but de susciter une prise de conscience chez les individus.
La formation
L’organisation doit avoir des programmes de formation qui s’adressent aux divers niveaux hiérarchiques afin de les aider à reconnaître les causes des risques psychosociaux, à comprendre leur rôle quant à la prévention de ces risques et aussi aux mesures de contrôle mises en place pour s’assurer que tout le monde assume ses rôles et responsabilités. De plus, afin de compléter la troisième étape adéquatement, une équipe interne devrait être formée à la démarche d’analyse des risques psychosociaux.
Étape 3 : Démarche d’analyse des risques psychosociaux
Équipe d’analyse des risques : cette étape est malheureusement la plus sous-estimée et on croit souvent à tort qu’il faut détenir un doctorat pour la compléter. Une bonne formation dispensée aux personnes désignées dans votre organisation devrait leur donner les compétences nécessaires pour entreprendre une démarche d’analyse des risques psychosociaux. Mais attention, la formation d’une équipe crédible et influente auprès de votre organisation et de ses employés implique la satisfaction de certains critères; c’est d’ailleurs l’un des volets abordés dans la formation Démarche d’analyse des risques psychosociaux. La démarche d’analyse des risques est la plus importante de tout votre programme; elle vous permettra d’avoir un portrait juste de votre organisation quant au niveau de risques psychosociaux, de prioriser les mesures correctives à adopter et de les attribuer aux bons acteurs dans votre organisation.
La démarche vous permettra d’identifier les types de risques psychosociaux existants ou potentiels au sein de votre organisation. Les mesures correctives que vous adopterez viseront à atténuer les causes réelles de stress chez vos employés et cadres.
Une fois les personnes formées, il faudra élaborer un plan d’action quant à la réalisation des analyses des risques. Cela consiste à établir l’ordre dans lequel les secteurs, les services ou les niveaux seront analysés. L’étape numéro 1 peut vous aider à établir votre plan.
1. Identification des causes de risques psychosociaux/causes de stress
2. Classification du niveau de risque selon la fréquence et la gravité
3. Identification des mesures correctives
4. Identification des niveaux hiérarchiques auxquels les mesures correctives s’appliquent
5. Plan d’action quant à la prise de mesures correctives
La formation Démarche d’analyse des risques psychosociaux que nous offrons vous donne accès à une grille d’analyse des risques qui comporte l’analyse de plus de 100 risques, dont les 13 de la norme CSA Z1003-13 (R2018) requise par la CNESST. Nous avons aussi des exemples de plus de 50 mesures correctives à imposer à divers niveaux hiérarchiques afin de vous appuyer dans la mise en place de votre plan d’action.
Étape 4 : Mise en place d’un programme de prévention des risques psychosociaux, de harcèlement et de violence psychologique, familiale et sexuelle
Nous offrons également à nos participants à la formation Démarche d’analyse des risques un programme clés en main. Votre programme devrait idéalement comporter tous les points suivants :
• Objectif, champ d’application, portée;
• Définition du harcèlement;
• Exemples de risques psychosociaux, de harcèlement, de violence psychologique au travail;
• Engagement de l’organisation;
• Rôles et responsabilités;
• Processus de traitement d’une plainte de situation conflictuelle ou de harcèlement;
• Gestion des cas de violence familiale ou sexuelle;
• Formations.
Étape 5 : Évaluation de la performance de votre programme de prévention
Cette étape consiste à évaluer l’efficacité de toutes vos initiatives mises en place pour prévenir les risques psychosociaux dans votre entreprise. Évidemment, un audit basé sur la norme ISO 45 003:2021 est un excellent outil pour vous appuyer dans cette étape. Cela vous permettra d’identifier les écarts entre votre réalité d’entreprise et les exigences de la norme. Vous serez en mesure de prioriser vos actions et de valider si vos mesures sont bien intégrées au sein de votre organisation.
Vous pouvez aussi élaborer vos propres audits internes en vous assurant d’obtenir le soutien de la haute direction pour répondre aux non-conformités et/ou aux possibilités d’amélioration.
Étape 6 : Gestion des plaintes et des accidents
Toutes les plaintes et tous les accidents liés à la santé psychologique doivent être traités dans le cadre d’un processus clair et bien défini. De plus, toutes les situations conflictuelles doivent être consignées dans un registre. Lorsque l’employeur est mis au courant d’une telle situation, il doit faire enquête, identifier les mesures correctives à prendre et mettre en place un plan d’action à cet égard.
Chaque année, une revue de direction doit être réalisée afin d’avoir un portrait global de votre programme de prévention. C’est aussi l’occasion d’ajuster votre stratégie de gestion pour les mois à venir.
C’est aussi l’occasion d’établir vos objectifs de performance en vue d’une approche d’amélioration continue. Vos actions doivent diminuer le nombre de plaintes et d’accidents, ainsi que le niveau de stress identifié dans vos analyses des risques.
Voici un résumé à très haut niveau de la stratégie de gestion des risques psychosociaux d’EVERESST et de la norme ISO 45 003. Nous pouvons vous accompagner dans un processus clés en main ou vous appuyer en ce qui concerne vos besoins particuliers. Une fois que vous vous serez approprié les outils de gestion, nous sommes convaincus que vous pourrez gérer ce type de risque au même titre que les risques plus techniques (p. ex. le cadenassage, qui pourrait également nécessiter une aide externe, tout comme d’autres domaines bien précis).